公文審核“五要訣”

發稿時間:2019-06-04 15:22      編輯:天津先鋒網

  公文是一個機關的“臉面”,公文質量高低,是決定發文效果的關鍵。在整個發文鏈條上,對文件草稿的審核貫穿始終,特別是辦公廳(室)的審核把關,好比是公文簽發前的“二傳”或“助攻”,因其綜合性、技術性、專業性強,尤顯重要。這里,談談在工作中總結的公文審核“五要訣”。

  要訣一:明意圖,堅持實事求是

  意圖是核稿的出發點,體現了發文的目的性和實用性。探明意圖,是做好公文核稿的第一步。核稿伊始,應多問幾個為什么:

  為什么要發文?核稿人員收到文稿后,首先要了解發文意圖,可通過查閱近期領導批示或講話、本機關重要活動或會議的文件資料和新聞報道、相關收文或發文,以及與擬稿人電話溝通(要勤溝通、多請教),請其在辦文要報上說明發文緣由和文稿起草的來龍去脈、補充相關背景資料等方式,做到心中有數、有的放矢。

  能不能不發文?發文應當確有必要,核稿首先要把好“可行關”。凡法律法規或現行文件已有明確規定,或能通過電話、傳真、口頭協商等方式解決問題的,一律不發文。

  發什么樣的文?為達成某一意圖確需發文的,核稿人員需要一一考慮:發給誰,寫什么內容,篇幅是長是短,以什么發文規格,用什么文種,是上行文、下行文還是平行文,是用文件格式還是函的格式,是普通件還是急件或密件?先通過這番“望聞問切”,對文稿逐項作出初判后,再仔細核稿。

  要訣二:守規范,堅持依法依規

  核稿必須依法依規,不能憑空想象、主觀臆斷,不能大筆一揮、亂改一氣。說到底,核稿就是尋找標桿、對標分析的“達標”過程,就是查漏補缺、增光添彩的“化妝”行為。工作中的規范大致可分為“兩應兩避免”:

  應熟練掌握各級黨政機關的共性規范。包括我國憲法及相關法律法規,黨的路線方針政策,黨中央、國務院機構設置及各機關的全稱、規范化簡稱、排序及職責,中央領導同志的姓名、職務、排序及分工,現代漢語語法,數字、計量單位和標點符號用法等國家標準,以及《黨政機關公文處理工作條例》規定的公文種類、格式、行文規則、辦理程序,等等。

  應熟練掌握各個黨政機關的特殊規范。以安全生產工作為例,核稿的特殊規范包括但不限于:安全生產相關法律法規、重要文件、“三定”規定。

  避免出現無從下手,找不到合適的規范,或依據不準確、不權威的“規范”,導致將錯就錯、畫蛇添足。

  避免出現死守規范、故步自封,不能與時俱進,不知變通創新,將原本活潑生動的文稿改成了千人一面的“八股文”。

  要訣三:循先例,堅持參考先例

  先例是核稿的參照物,是一種廣義的規范,因其一般約定俗成、無明文規定,所以,循先例方面,往往更見核稿人員的功底、閱歷和水平。

  先例在哪里?先例的范圍很廣,從形式上看,既包括本單位的先例,也包括外單位的先例;既包括正面的范例,如黨中央、國務院文件,也包括反面的典型,如發過的有“硬傷”的文件、被領導顛覆性修改過的花臉稿;既包括近期以來的相關重要文件、會議資料,又包括檔案館中存檔的文件資料甚至歷史典籍。核稿人員要勤于學習和積累,善于從領導、前輩身上學習傳承,隨時發現、甄別和歸納為核稿所用、稱得上是先例的素材。

  先例怎么用?一方面,先例具有重要的史料價值,遇到要不要發文、是否重復發文、前后左右的文件是否“打架”,發什么樣的文、寫什么內容,如何選用發文規格、文種、格式、緩急、密級、程序等問題,都可以參考先例。遇到一個文稿同時有幾個先例時,要認真比對、篩選,以最恰當的先例為參考。另一方面,與依據規范一樣,遵循先例要區分新舊慣例。絕不能拘泥于錯誤、被淘汰、已失效的先例,更不能一味抄襲。核稿人員應當在依法依規、參考先例的基礎上,緊扣時代主題,因時因事而異,不斷創新。

  要訣四:講程序,堅持嚴守程序

  遵守程序是核稿的保險杠,是公文質量的重要保證。嚴守發文的程序。應做到“兩個務必兩個避免”。

  對于內容不合法、措施不合理、文字粗糙、格式不規范,未與相關部門協商或協商不一致、存在分歧等問題的文稿,務必立即予以退回,不能草率報領導簽發,隨手把矛盾上交。

  對于規范性文稿,在核稿后、報領導簽發前,務必要進行合法性審查。

  避免程序缺項,遺漏了起草過程中征求意見、上會研究、先請示匯報、會稿協商、合法性審查等重要程序。

  避免程序紊亂,要么將文稿“直送”領導,出現文件“倒流”“倒簽”;要么“橫傳”公文,影響效率,甚至導致公文丟失,貽誤工作。

  講究核稿的程序和方法。

  1. 核稿人員要從理論和實踐、整體和部分、宏觀和微觀、邏輯和形象、內容和形式、文字和格式等層面,視情況采取默念法、朗讀法、前后對照法、多人分頭審核法、集體研討法等,對文稿進行綜合“體檢”、立體把關,做到準確規范、精益求精。

  2. 核稿時應注重總結規律、區分重點,如,在文字方面,擬稿人打字用五筆輸入法,就可能出現錯誤的形近字;用拼音輸入法,就可能出現錯誤的音近字。此外,涉及時間、序號等數字也容易出錯,需多留心。

  要訣五:重服務,堅持服務至上

  服務是核稿的落腳點,把好發文“質量關”,既是服務于擬稿人、服務于領導,又是服務于整個機關、整個系統。

  要明確定位。核稿人員既要堅持原則、大膽審核,又要時刻牢記處于輔助、服務的位置,尊重擬稿人,做到工作到位不越位、幫忙不添亂,用“火眼金睛”的真本事樹口碑、立威信。切忌自以為是、拿雞毛當令箭;切忌喧賓奪主、越俎代庖。

  要強練內功。核稿人員要勤學習、苦練習、善總結、多感悟,既要掌握相關法律法規和方針政策,又要熟知本機關的全面工作,溝通左右、融會貫通;既要有扎實的語言文字功底,又要有嚴謹細致、“咬文嚼字”的鉆研精神,苦練內家功、功到自然成。

  要任勞任怨。核稿人員只有腳踏實地、任勞任怨,坐得了冷板凳、耐得住寂寞,才能在核稿中更好地奉獻自我、服務大局。

  來源:共產黨員網——“秘書工作”微信公眾號

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